2010年，一場報銷方式的變革在中國遠洋物流有限公司（以下簡稱“中遠物流”）的辦公樓里華麗上演。
中遠物流手工報銷的時代就此終結(jié)。隨之開啟的，不僅僅是高效、快捷的網(wǎng)上報銷時代，還有深負管理層厚望的全過程費用控制時代。
——登錄首頁，報銷員工可根據(jù)單據(jù)類型進行單據(jù)填寫，他們可以隨時查看之前申請單據(jù)的審核情況，還可以隨時掌握費用的可用額度，從而提前規(guī)劃費用使用；
——登錄首頁，各審批領(lǐng)導可查看所有待審批的項目，他們可以對其進行批量審批，并隨時掌握各項費用的額度和使用情況；
——登錄首頁，財務人員可看待處理的項目，并在批量進行處理后自動化導出憑證，還可以通過系統(tǒng)進行費用分析，隨時監(jiān)控各項費用的預警情況。
報銷者再不用忙于奔波在各辦公室間尋人簽字，審批人不用再遭受工作中屢次被報銷瑣事打斷之苦；財務人員終于可以迅速完成費用給付并入賬。報銷工作變得簡單、透明、直接而高效。
一切源于公司新上線的元年費用報銷系統(tǒng)。
緣起 在競爭日趨激烈的我國物流行業(yè)，中遠物流可算是其中的翹楚。這家由中國遠洋控股股份有限公司、中遠太平洋有限公司合資組建的現(xiàn)代物流企業(yè)，不僅是我國最大的中外合資第三方物流企業(yè)，還連續(xù)三次在“中國貨運業(yè)大獎”評選中，榮獲多項最佳獎。
不過，企業(yè)的快速發(fā)展帶來了日益尖銳的費用管控矛盾。
一方面，由于物流企業(yè)的經(jīng)營特點，企業(yè)員工經(jīng)常不在公司本部。而手工報銷審批流程的每個環(huán)節(jié)，都需要找到對應的審核人才能完成，只要那個人不在，報銷過程就會被中斷，這使得公司員工總是需要漫長的周期來等待費用
另一方面，由于尚未實施全面預算管理系統(tǒng)，長期以來，中遠物流僅依靠EXCEL編制的預算表格來控制年度費用支出，這帶來了兩個問題。第一，由于費用審批與核算獨立運作，而預算細度又大于核算，所以，預算支出的明細數(shù)額總是難以查詢，下一年度的預算編制從而失去了準確的數(shù)據(jù)依據(jù)；第二，公司費用審批流程并不規(guī)范，執(zhí)行不嚴格，超出預算的情況時有發(fā)生。 無法有效管控費用成為拖累公司利潤的一大隱患。于是，2010年，中遠物流牽手北京元年軟件，打造公司全新的費用報銷系統(tǒng)。 “在員工進行費用報銷的時候，如果可以進行有計劃、有條件的預算控制，同樣可以有效幫助企業(yè)節(jié)省成本，降低資金風險�！北本┰贶浖究偨�(jīng)理韓向東如是說。
體貼的E報銷平臺 “人性化、智能化、透明化、高效、可控”，談到這套全新的費用報銷系統(tǒng)，中遠物流財務部的一位主管連用了5個詞對其進行評價。 “系統(tǒng)嚴格根據(jù)預算對各項費用支出進行的控制，將業(yè)務活動的執(zhí)行做到事前控制，降低了財務風險；進行了流程的優(yōu)化、建立了規(guī)范化的審批流程；實現(xiàn)了費用支出審批和憑證生成的自動化，降低了財務人員的工作量；增強了統(tǒng)計分析能力，使財務人員擺脫了繁瑣的統(tǒng)計工作，有利于下期預算編制�！彼M一步解釋說。
系統(tǒng)設計和控制了不同的登錄顯示菜單，這使報銷的工作變得簡單直接，大大提高了報銷的效率。系統(tǒng)還設置了預警系統(tǒng)。以黃色、紅色和綠色三種顏色標識了不同的預算使用狀況，對于即將達到預算額度、已超過預算額度和安全的額度狀態(tài)進行“有色”顯示，令預算的執(zhí)行情況一目了然，實現(xiàn)了對預算的全過程監(jiān)控，保證了預算的嚴格執(zhí)行。
“不需建立全面預算管理系統(tǒng)，元年費用報銷系統(tǒng)已幫助我們實現(xiàn)了全過程的預算控制�！鄙鲜鲋羞h物流財務部主管如是說。
有思想的軟件 中遠物流的一位管理人員坦言，之所以選擇元年費用報銷系統(tǒng)，不僅是因為該系統(tǒng)的強大功能，還因為元年軟件強大的顧問團隊。
很多參與過信息化軟件實施過程的企業(yè)財務人員都知道，一套系統(tǒng)能否成功，不僅在于系統(tǒng)的功能，更在于實施系統(tǒng)的人。因為企業(yè)的情況千差萬別，軟件沒有思想無法捕捉差異，而人的加入，才可以賦予軟件思想。
以中遠物流的費用報銷系統(tǒng)而言，元年軟件顧問團隊在實施過程中所做的最重要的兩件事，一是費用審批流程再造，二是費用分類控制。
擁有一套嚴密的費用審批流程，是有效進行費用控制的必要條件。
元年軟件的顧問團隊對中遠物流的費用審批流程進行了重新梳理。從經(jīng)辦人填寫單據(jù)、部門領(lǐng)導審批、財務初審，到歸口部門審批、財務審批，再到出納付款、會計記賬，費用報銷程序更加科學嚴格。
財務初審環(huán)節(jié)主要是審查費用的合法性，即該筆費用有沒有超預算的情況。如果沒有超預算，則下一步就由歸口部門進行審批，再到財務正式審批環(huán)節(jié)。
在這一環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將費用按金額進行了分級，并分別規(guī)定了不同的審批人。對于1000元以下的費用，只要經(jīng)預算主管審批即可；對于1000元以上的費用，需經(jīng)財務經(jīng)理審批；而對于報銷額在5000元以上的事項，則需經(jīng)過總經(jīng)理審批。 在嚴格有序的審批流程之外，系統(tǒng)也考慮到了業(yè)務的靈活性。即使在財務初審環(huán)節(jié)就因為超預算而被中斷審批的事項，也可以走專門的例外審批通道。即假若該事項可以通過部門主管副總、總會計師和總經(jīng)理這“三支筆”認可，就可以“起死回生”，重新獲得認可。
圖1：中遠物流標準審批流程
物流企業(yè)的費用構(gòu)成比較簡單。一般包括公共費用，如廣告費、辦公費等；招待費；差旅費；手機費、交通費；會議費、咨詢費等。
業(yè)務類型的不同使這些費用有了不同的管理特點。因此，元年軟件的顧問團隊將公司費用進行了分類，按照費用的業(yè)務類型，為不同類型的費用設置了不同的控制方法。
比如公司公共費用，如廣告費、辦公費等，就采用總額控制的方法；對于招待費，則采用明細控制；對于差旅費，由申請人填寫明細并按職級設置不同的控制標準；對于交通費、手機費，則實行預算到人，控制到人；而對于會議費、咨詢費，則是按發(fā)生的具體項目進行控制。
費用的有序分類，令管理的效率和效果都獲得了極大提升，中遠物流的費用控制從而更加游刃有余。